Programa de Integração: como fazer integração de colaboradores online

O primeiro dia de trabalho de um novo funcionário é repleto de desafios e inseguranças e, para que isso seja aliviado e ele se envolva rapidamente com o novo cenário organizacional é preciso que as empresas se preocupem e entendam a importância do programa de integração.

Após diversas etapas existentes no processo de recrutamento e seleção, o trabalho do RH não acaba após contratar um novo profissional. É preciso dar insumos para que ele se insira no ambiente e se sinta motivado para fazer o seu trabalho.

Em tempos em que o home-office está sendo cada vez mais adotado, é importante não deixar o programa de integração de lado e adaptá-lo para modelos online.

Você sabe o que é esse tipo de integração, qual sua importância e como fazer de forma não presencial? Vamos falar um pouco mais sobre o tema, confira!

O que é programa de integração?

Integrar um funcionário é colocá-lo como parte de um grupo e do conjunto de regras e normas da empresa para que ele se sinta parte do ambiente e dê o seu melhor para cooperar em busca dos objetivos.

Independentemente do tamanho da sua empresa e da forma de trabalho ter um programa de integração é essencial para que o novo funcionário se sinta acolhido e se adapte facilmente ao ambiente.

É nesse primeiro momento que os objetivos, visão, missão, cultura e normas são alinhados com os do colaborador para que empresa e funcionário trabalhem como aliados.

Seja qual for a experiência e habilidades do colaborador, ao ser inserido em um novo ambiente, com pessoas e diferentes formas de trabalho, ele naturalmente precisa se adaptar, portanto esse processo é tão importante.

Ter boas estruturas no programa de integração dá diversas vantagens para empresa e colaboradores, como:

• Melhora e fortalece o clima organizacional;
• Integra equipes e reforça o senso colaborativo;
• Aumenta a motivação e engajamento;
• Diminui rotatividade;
• Retém talentos e reduz o turnover;
• Fortalece a marca empregadora;

Programa de integração online

Existem diversas empresas que trabalham com profissionais em diversos locais, outras que adotam home-office e aquelas que estão se adaptando graças às mudanças exigidas pelo isolamento social e pandemia do coronavírus.

É preciso então, enxergar o uso da tecnologia como aliada da empresa. Muitos processos podem ser feitos de forma online, por que não implementar o onboarding também?

De acordo com a pesquisa “Processos de admissão, onboarding e treinamento no cenário COVID-19”, realizada no mês de março/2020 pela Talenses Groups, em média, 70% dos trabalhadores estão em home-office e, mesmo após a diminuição do isolamento social e ao melhorar o cenário da crise, acredita-se que o home-office será prática cada vez mais comum e recorrente aos diversos setores.

Se essa realidade já está sendo encarada, é preciso então adaptar os processos de recrutamento e seleção, programa de integração, feedbacks, acompanhamento de metas, reuniões, tomadas de decisões e tantos outros para que não sejam afetadas com a falta dos grupos reunidos presencialmente.

Com o cenário atual, muitas empresas suspenderam os processos de recrutamento e seleção e 35,2% das participantes da pesquisa estão realizando todo o processo de forma online.

Porém, quando se fala do processo de integração há grandes dificuldades: 68,8% das empresas diminuíram a quantidade e intensidade desse tipo de processo, com queixas sobre a dificuldade de inserir o colaborador, de deixar claro a cultura e valores da empresa, aplicação de treinamentos, além de questões burocráticas.

Não olhar para o processo de integração e não fazê-lo de forma online é um grande erro, que pode desmotivar o colaborador desde o início de seu trabalho, além de prejudicar sua fase de adaptação.

Mesmo em um cenário ainda de incertezas, muitas empresas se preocupam com essa importante estratégia e dão grandes exemplos do impacto do programa de integração, como Nubank, Via Varejo, Neon, PicPay, entre outros.

Como fazer um programa de integração online?

Agora que você entendeu o que é e sobre a importância de um programa de integração, a grande dúvida é como colocar em prática de forma efetiva e que não prejudique a experiência dos funcionários, não é mesmo? Reunimos algumas dicas importantes para o processo!

Planeje as etapas do programa

O programa de integração precisa de planejamento e estrutura, portanto, divida o que vai acontecer na pré-chegada, na recepção, quais são as orientações necessárias e levante todo o conteúdo que deve ser passado para um novo funcionário.

Monte um cronograma para definir as ações durantes os dias e repasse para todos os envolvidos no processo.

Elabore um material de apoio

É importante elaborar materiais para que as explicações e conteúdos sejam passadas de forma mais lúdica e agradável para o novo colaborador. Vale a pena investir em material multimídia, vídeos, atividades dinâmicas e interativas e, sempre que possível, utilize gamificação para motivar e engajar ainda mais.

Vale a pena também criar um manual do colaborador, que seja disponibilizado para que o funcionário acesse sempre que achar necessário. Lembre-se de revisar e atualizar os conteúdos do programa de integração sempre que necessário.

Prepare os colegas de trabalho e os líderes

Os profissionais de RH são responsáveis pelo programa de integração, mas é preciso que todos da empresa se comprometam com a recepção dos novos funcionários.

Dessa forma, sempre que houver contratações e novas chegadas, comunique a todos e alinhe informações importantes para a chegada do novo membro. Apresente aos líderes a importância e resultado desses processos e os insira nos momentos de recepção.

Prepare a chegada e o primeiro dia do colaborador

Mesmo que o trabalhador comece de forma remota, é preciso que ele se sinta especial e valorizado em seu primeiro dia de trabalho. Portanto, envie um e-mail de boas-vindas alguns dias antes de sua chegada, passe informações importantes e demonstre que a equipe está à sua espera.

Se possível, envie um kit de boas-vindas para o endereço do novo funcionário. Ao receber insumos para seu trabalho e itens físicos da empresa, ele se sente ainda mais próximo e ligado ao seu novo ambiente.

No primeiro dia busque quebrar o gelo, apresente a empresa, fale sobre questões burocráticas, compartilhe códigos, valores e cultura e conheça mais do colaborador para integrá-lo da melhor forma possível.

Apresente a equipe e tarefas

É importante convidar os membros do time para o programa de integração online. Faça uma reunião de apresentação e inclua dinâmicas para integração entre todos da equipe. Além disso, é interessante eleger mentores para auxiliar os recém-contratados em suas tarefas.

Tenha também um momento de reunião com o gestor da área e responsáveis pelo novo funcionário para que sejam explicadas sobre a rotina de trabalho, tarefas, funções, metas e o que se espera do colaborador.

Incentive o aprendizado

Por não estar fisicamente com os colegas de trabalho para aprender sobre as rotinas da função, torna-se ainda mais importante incentivar o desenvolvimento e aprendizado. É interessante contar com plataforma de aprendizagem, que reúna todas as informações e treinamentos necessários para que o colaborador absorva conteúdos de forma mais leve.

Além disso, disponibilize conteúdos importantes para a área, treinamentos específicos para sua função e personalize seu aprendizado utilizando gamificação e tarefas lúdicas e motivadoras.

Lembre-se que mais do que incentivar o aprendizado e a integração, é preciso acompanhar o funcionário e entender de suas necessidades específicas, afinal, cada perfil exige uma abordagem diferente.

Ter um programa de integração é muito importante para incluir o funcionário rapidamente na empresa e fazê-lo se sentir parte dos negócios, mais ainda quando ele não está fisicamente no local.

Como estão os seus programas e recepção de novos funcionários? Aproveite que agora você sabe mais sobre programa de integração e confira mais informações importantes no Kit que preparamos para você!