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Onboarding: como e porque é importante a implementação online

Onboarding: como e porque é importante a implementação online
2020/05/13

O processo de onboarding é um momento importante para empresa e colaborador e, sem dúvida, deve ser muito bem pensado e estruturados pelo time de recursos humanos.

Um bom onboarding entrega um primeiro valor da empresa para seu novo funcionário e dá motivação e sentimento de pertencimento desde seus primeiros momentos com o novo local de trabalho.

Porém, para aquelas empresas que adotam o home-office ou que estão se reestruturando graças à pandemia do novo coronavírus, muitas dúvidas surgem sobre esse processo e sua forma de ser estruturado.

Pensando nisso, vamos falar um pouco mais sobre onboarding, sua importância e formas de implementação online sem frustrar a experiência no novo colaborador. Confira!

O que é onboarding?

Onboarding, de acordo com sua tradução, é sobre embarcar. Ou seja, esse é o processo de integrar os novos colaboradores em sua entrada na empresa para assumirem seus cargos.

Os primeiros dias de trabalho são de adaptação, de conhecer pessoas e processos, e ele pode ser muito mais fácil quando a empresa investe em estrutura para receber bem o colaborador e inseri-lo no ambiente corporativo.

E, mais do que apresentar o colaborador ao ambiente e as instalações, o processo apresenta missão, visão, valores, regras, culturas empresariais e aspectos importantes para a organização.

O processo de integração visa que os colaboradores obtenham conhecimentos, habilidades e molde comportamentos necessários para se integrar na equipe e envolve diversas etapas como orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

O onboarding deve começar no primeiro dia do novo contratado, afinal, é nesse momento que ele está fortemente motivado e aberto ao aprendizado para demonstrar um bom trabalho.

O RH, junto com os gestores da área do novo contratado são responsáveis por esse processo e por orientar o colaborador da melhor forma possível em sua entrada.

Pode parecer mais fácil visualizar e estruturar um processo de onboarding de forma presencial, mas isso não significa que ele deve ser esquecido quando as empresas trabalham de forma remota ou com funcionários espalhados em diversas cidades.

Mais do que nunca, nesse momento em que os processos online estão cada vez mais necessários, pensar em como receber bem o funcionário, mesmo que à distância, é ainda mais essencial para seu engajamento e entrega.

Muitos locais realizam apenas uma pequena apresentação da empresa e inserem o colaborador no ambiente, o que é um grande erro, afinal, ter um processo estruturado e eficaz de onboarding leva muitos benefícios para as organizações.

Quais os benefícios do onboarding para a organização?

Para você entender ainda melhor sobre o onboarding e sua importância de ser planejado e implementado, listamos diversos benefícios que eles dão para organização.

Aumenta a motivação e engajamento

Colaboradores que são recebidos com processos estruturados iniciam os trabalhos mais motivados e vestindo a camisa da empresa desde o início. Ao ser apresentado para os processos e pessoas, a insegurança do primeiro dia é deixada de lado mais rapidamente, dando espaço para o anseio de contribuir com os objetivos do negócio.

Independente da experiência do funcionário e habilidades técnicas, é preciso entender que cada cultura organizacional é diferente, dessa forma, quanto mais rápido inserido no novo contexto, mais eficaz é seu engajamento.

Alinha objetivos e cultura organizacional

O alinhamento dos valores do candidato e empresa devem ser claros e relacionados desde o processo seletivo para que sejam selecionados candidatos que realmente tenham a ver com o negócio.

Porém, é no onboarding que todos os objetivos são alinhados e pontos importantes são apresentados. Por ter a função de educar e expor os contratados aos objetivos da organização, o profissional alinha sua meta individual às da organização.

Integra os colaboradores e fortalece clima organizacional

O onboarding favorece a integração do recém-contratado e torna mais fácil o engajamento dos times e dos novos participantes. Com boas ações, o desconforto inicial do desconhecido passa mais rapidamente e fortalece as equipes e o bom clima organizacional, essencial para o bom andamento dos trabalhos.

Reforça a importância do treinamento e desenvolvimento

Ao ter desde o início do trabalho o incentivo ao treinamento, desenvolvimento e capacitação, os colaboradores entendem a importância da cultura de aprendizado da empresa e tornam-se mais abertos para o engajamento em atividades futuras.

Além disso, ao ser bem treinados desde a entrada, os colaboradores contribuem rapidamente para a produtividade, prevenção de erros e apresentação de melhores resultados junto aos times.

Reduz turnover e retém talentos

Empresas que investem em seus colaboradores desde sua entrada demonstram que se preocupam com as pessoas e faz com que o funcionário se sinta parte do negócio. Com esse sentimento de pertencimento, torna-se mais difícil que os profissionais tenham vontade de mudar de empresa, retendo talentos e diminuindo a rotatividade de pessoas nas equipes.

Fortalece a empresa como marca

Além de se mostrar para o mercado como vendedora de produtos ou serviços, possuir bom atendimento e satisfação dos clientes, contar com processos internos eficazes e colaboradores qualificados e satisfeitos faz muito bem para a imagem da empresa.

Ao se colocar como empresa que se preocupa com as pessoas do ambiente interno, a marca torna-se mais forte no olhar do consumidor e, mais do que isso, torna-se um ambiente de desejo para novos talentos, atraindo pessoas que se identificam com os valores da empresa de forma eficaz.

Ter uma marca empregadora forte vai muito além de benefícios e salários. Faz toda a diferença um bom clima organizacional, boas relações internas, cultura organizacional definida e cuidado com os funcionários em todos os seus estágios, desde a contratação, onboarding e acompanhamento do trabalho.

Como estruturar um onboarding online?

Receber bem os colaboradores é essencial e não pode ser deixado de lado. Mesmo que o seu colaborador trabalhe apenas home-office ou inicie nesse momento à distância, não deixe a integração para depois. Comece o onboarding desde o momento em que o RH e os gestores decidiram pela contratação.

Agora que você sabe mais sobre o processo de onboarding e suas vantagens, a pergunta é como fazê-lo de forma online? Confira algumas etapas importantes!

Planeje as etapas do onboarding

Assim como qualquer ação, o onboarding precisa de planejamento e estrutura para ser realizado. É preciso ter a base do processo para ser utilizado com todos os novos funcionários.

Por isso, é importante planejar as etapas de pré-chegada, introduções e orientações, integração, acompanhamentos e feedbacks, por exemplo.

Um ponto essencial para o processo de onboarding são os famosos 4C’s, que contempla 4 níveis importantes do processo de forma que ele seja efetivo, que são:

  • Conformidade: é sobre o ensino básico de processos, normas, políticas e regulamentos internos;
  • Clarificação: sobre assegurar que os novos colaboradores entenderam suas funções e se as expectativas estão alinhadas;
  • Cultura: oferece ao funcionário senso de normas organizacionais, cultura, clima organizacional e normas importantes de conduta e valores;
  • Conexão: diz sobre as relações interpessoais e redes de informação que os funcionários devem estabelecer em seus postos. É o momento de apresentações e integrações aos times.

Com as etapas desenhadas, monte um cronograma de onboarding para definir quais ações serão tomadas durante os dias, horários e duração de cada uma delas e pessoas responsáveis pelo seu acompanhamento.

Dessa forma, todas as equipes podem se preparar para o momento e o novo funcionário tem experiências positivas ao perceber que tudo acontece de forma organizada e programada com antecipação.

Lembre- se que o onboarding não é apenas um processo de um dia. Imagine só que maçante seria se em apenas um dia o funcionário recebesse diversas informações importantes e fim de processo.

É preciso dividir de forma leve e distribuir as atividades de acordo com as necessidades e prioridades de informações para que o colaborador não se sinta “bombardeado” no primeiro dia e esquecido no resto de sua jornada.

Crie agendas de reuniões, treinamentos, apresentações e distribua durante os dias e repasse para o colaborador e todos os envolvidos para que os horários possam ser consultados sempre que necessários.

O onboarding exige acompanhamento, portanto, é preciso que o time de RH planeje esse processo de forma estratégica e que acompanhe o profissional pelo tempo necessário de adaptação e integração.

Não existem regras específicas e fechadas quanto a esse processo, muitos profissionais dizem que é ideal que ele seja feito por um período de até três meses para que haja completa adaptação. Porém, é importante que ele seja alinhado à realidade da sua empresa e expectativas de cada setor.

Deixe tudo claro no processo seletivo e contratação

O onboarding é um processo de integração e de apresentação de aspectos importantes para a empresa, porém, não se pode esquecer que informações importantes como salários, benefícios, período de experiência, atividades desenvolvidas, localização e carga horária, por exemplo, devem ser claramente passadas em alguma etapa do processo seletivo.

Para que um funcionário aceite uma proposta de emprego é preciso ter informações claras e que não podem ser passadas apenas no seu momento de entrada. Saiba dividir o que é essencial desde os primeiros contatos com os candidatos, filtrando os perfis para a melhor escolha do time de recursos humanos.

Diminua a burocracia

É natural que os processos seletivos contem com papéis, documentos e assinaturas. Porém, ao manter processos de forma online, é preciso reduzir esse tipo de trabalho e facilitar alguns processos.

Peça todos os documentos necessários do colaborador antes de seu primeiro dia e envie tudo o que for preciso de forma antecipada, assim, o colaborador terá tempo de providenciar assinaturas e documentos online e tudo estará pronto antes mesmo de seu primeiro dia de trabalho.

Prepare os colegas de trabalho e o líder

Os profissionais de RH são responsáveis por elaborar os programas de onboarding, mas é preciso que todos na empresa colaborem e se comprometam com a recepção dos novos funcionários.

Sempre que um novo funcionário for chegar, é crucial comunicar a todos e dar informações importantes para que ele seja recebido e se sinta acolhido rapidamente.

Nesse momento de chegada é essencial contar com a figura da liderança do setor. Portanto, constantemente os líderes devem ser treinados e orientados para seu papel em processos de onboarding.

Além disso, todos na empresa devem ter instruções padronizadas para evitar informações que confundam o novo colega de trabalho.

Prepare a chegada do colaborador

Mesmo que a chegada a empresa não aconteça de forma presencial, é importante preparar o colaborador para seu primeiro dia de trabalho.

Envie um e-mail de boas-vindas com informações importantes para o primeiro dia e demonstre que a empresa está ansiosa e feliz por ter um novo membro na equipe. 

Monte um manual do colaborador com normas, valores, missão, visão e informações sobre a empresa para que o funcionário já se familiarize com o ambiente organizacional mesmo antes de seu primeiro dia oficial de trabalho. Trabalhe em conjunto com o marketing e faça um material visual e agradável e o mantenha sempre atualizado para ser utilizado em todos os processos de onboarding.

Outro item importante é um kit de boas-vindas. Ao receber o colaborador na empresa, é natural que ele ganhe itens como caderno, canetas, caneca, mochila ou qualquer objeto que seja útil para seu setor de trabalho.

Como sua chegada não será presencial, por que não enviar o kit para o endereço do colaborador antes do seu primeiro dia? Receber algo físico da empresa deixa claro a importância do funcionário para a organização e coloca o novo colaborador ainda mais próximo do ambiente de trabalho.

Se a empresa exigir uso de programas ou softwares específicos pode ser importante enviar um notebook configurado. Pense nos itens que serão essenciais para seu trabalho e deixe preparado para que seja entregue antes do primeiro dia.

Tenha uma dinâmica para o primeiro dia

No primeiro dia o funcionário estará tenso e ansioso e é importante quebrar o gelo desde o início, mesmo que à distância. Comece com uma ligação de vídeo de boas vindas e o receba como ele seria recebido caso estivesse na empresa.

Respeite o horário combinado e nesse primeiro momento fale sobre partes burocráticas, apresente a empresa, compartilhe códigos, valores, cultura organizacional e normas importantes de forma leve e com recursos para ajudar na apresentação.

Esse deve ser o momento de deixar claro sobre a empresa e tirar dúvidas sobre horários, organograma, forma de trabalho home-office e todas outras que possam surgir.

É bacana montar dinâmicas para conhecer mais do colaborador e o deixar à vontade para se apresentar e se inteirar com o novo ambiente. Utilize formas lúdicas e abuse da tecnologia para compor a apresentação inicial.

Se possível, conte com vídeos que apresentem o espaço físico da empresa e pessoas importantes de diversos setores. Quanto mais interativo, certamente mais motivador será.

Apresente a equipe

Passadas as informações sobre empresa, é importante que o colaborador conheça com quem vai trabalhar e quais são as pessoas que o ajudarão em sua nova rotina.

Portanto, para um bom processo de onboarding é preciso preparar todo o time. Antes da chegada do novo funcionário, mais do que comunicar a equipe, marque horário para que essa reunião de apresentação seja feita e todos os componentes estejam presentes e disponíveis durante esse tempo.

Inclua a equipe na ligação e mesmo online, busque fazer alguma dinâmica de apresentação e integração rápida entre todos da equipe.

É interessante eleger mentores para auxiliar os recém-contratados nas tarefas, de forma que o colaborador se sinta mais seguro e engajado. É importante conhecer os funcionários e contar com aqueles que possuem senso de equipe, liderança e tenha habilidades com outras pessoas para auxiliar nesse processo.

Apresente a rotina de trabalho

Cada setor conta com uma rotina de trabalho específica, tarefas e funções necessárias. Mais do que isso, contam com indicadores de performance, metas e resultados. Portanto, é preciso apresentar e deixar tudo isso claro para o colaborador para que ele possa ser cobrado posteriormente.

Para esse momento, é essencial contar com o gestor da área e os responsáveis pelo novo funcionário e setor. Alinhe as expectativas com os superiores e convide-os para participarem desse momento do onboarding.

Essa etapa deve ser acompanhada pelo responsável de RH, mas deve ser preparada pelos gestores da área, afinal, serão apresentados aspectos técnicos e informações essenciais para o setor.

Se o novo colaborador precisa utilizar softwares específicos ou próprios da empresa, prepare apresentações e guias sobre seu uso. É importante que o gestor fale sobre isso, mas que o funcionário tenha tempo de adaptação e possa treinar sozinho e se adaptar às ferramentas disponíveis.

Ao saber de suas atividades e metas do setor desde o onboarding, o funcionário compreende desde sua entrada o seu papel para a organização e o impacto do seu cumprimento de metas e tarefas.

Conte com uma plataforma de aprendizagem

Muitas são as informações que o profissional precisa receber no primeiro dia. Mais do que mandar diversos e-mails com manuais, regras e normas, é interessante contar com uma plataforma de aprendizagem e utilizar a gamificação para o onboarding.

Ao ter uma estrutura desse tipo, é possível reunir todas as informações necessárias e importantes e fazer com que o colaborador se engaje e absorva os conteúdos de forma mais leve do que simplesmente lendo e-mails e PDFs.

Além disso, ao ter um local em que tudo está documentado é possível que ele sempre consulte e relembre informações importantes que podem impactar sua rotina e jornada de trabalho.

Prepare um treinamento

Mesmo que o profissional recém-contratado tenha muita experiência e qualificações, é importante colocá-lo por dentro dos conhecimentos específicos para a execução de suas novas atividades.

Vale a pena preparar treinamentos personalizados para cada setor e, sempre que possível, utilizar gamificação e formas lúdicas para engajar e incentivar o colaborador.

O treinamento de entrada não precisa ser extenso e complexo, o importante é que ele coloque o funcionário em sua função e inicie-o em sua jornada de aprendizado e capacitação.

Ao ter uma plataforma de aprendizagem, é possível disponibilizar diversos conteúdos que podem ser acessados ao longo do tempo para que o colaborador se atualize e se capacite de acordo com a sua necessidade.

Se sua empresa possui acessos a cursos e plataformas externas, compartilhe com o funcionário e deixe aberto o canal de aprendizado e sua importância para a organização.

Além disso, lembre-se que mais do que oferecer o treinamento online, é preciso acompanhar os resultados e evoluções.

Acompanhe o funcionário

É importante entender que o onboarding não é apenas um processo de apresentação e que acaba alguns dias após o funcionário estar na empresa. Além de criar e implementar, é preciso acompanhar o funcionário e seu desempenho na função.

Tenha conversas com gestores, colha feedbacks do colaborador que ficou responsável por ser o mentor do novo colega de trabalho e busque retorno do novo funcionário.

Entenda como ele está se sentindo em sua função, suas dificuldades e aprendizados. Ouça o colaborador e mais do que colher informações, forneça feedbacks, só assim ele poderá evoluir e ter atenção em pontos importantes.

Respeite o perfil de cada colaborador

É importante entender que cada pessoa tem um perfil comportamental diferente e, mesmo que o onboarding seja um processo definido e aplicado para todos, cada funcionário vai reagir de um jeito e sua adaptação levará o seu tempo.

Nem todos se sentem bem em dinâmicas de grupo, enquanto outros têm mais dificuldades com tarefas documentadas e teóricas, por exemplo. Entenda o perfil do colaborador, não o coloque em situações constrangedoras e tome cuidado para não forçar a barra no período de adaptação.

Independente da experiência do colaborador, é importante valorizar o tempo de adaptação, portanto, tenha atenção ao nível de exigência inicial e esteja aberto a erros que fazem parte do aprendizado.

O processo de onboarding é muito importante para entrosar o novo funcionário com a empresa e seus colegas de trabalho e dá grandes chances de aprendizado para colaborador e times da empresa.

É importante ter esse processo, mesmo que digital e feito à distância, afinal, um onboarding bem feito garante diversos benefícios a curto, médio e longo prazo para os negócios.

Como sua empresa recebe os novos funcionários? Quais ações já são tomadas e quais precisam ser adaptadas para a realidade online? Aproveite que você sabe mais sobre onboarding e aprenda ainda mais com nosso kit de programas de integração!

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