Onboarding: 5 dicas indispensáveis que você precisa saber

Você sabe o que é importante saber sobre Onboarding? Confira 5 dicas indispensáveis!

A contratação de um funcionário é um período de muita expectativa para a empresa, assim como para o novo empregado. Por isso, o onboarding é tão fundamental.

A organização espera que o colaborador se adeque o mais rapidamente à cultura e à nova rotina da organização. E a outra parte também está entusiasmada e motivada a começar uma nova jornada.

Nesse “meio”, o RH das empresas precisam encontrar estratégias para que o colaborador não perca o entusiasmo inicial e consiga se ajustar de forma ágil ao novo ambiente de trabalho.

Para isso, os profissionais de RH, independente do porte da empresa em que trabalham, têm investido e desenvolvido programas de onboarding, justamente para acabar com o  sentimento de “pegar o bonde andando” no novo colaborador.

O onboarding não é um tema novo, existem uma série de estudos sobre ele na internet, mas este assunto tem ganhado espaço pela necessidade das empresas terem maior competitividade no mercado global.

Não existe muito segredos para implantar um programa de onboarding, mas vamos apresentar aqui 5 dicas que podem fazer a diferença no seu projeto. Vamos lá!

Estratégias de onboarding

Antes de pensar no desenvolvimento de um projeto de onboarding, o profissional de RH deve refletir sobre qual estratégia é mais condizente com a rotina da sua empresa.

Você acredita que é melhor fazer no formato presencial ou online? Quais são os melhores dias para apresentar o colaborador à empresa? Essas questões são essenciais para que você já desenhe um caminho que o novo colaborador deve seguir.

Para o onboarding, é preciso que a empresa tenha bem definido sua missão e valores, pois eles são a base de todo o processo, já que as atividades devem mostrar ao novo colaborador os comportamentos “aceitos” pela nova empresa.

Caso a empresa não tenha esse tipo de informação, é preciso que o profissional de RH converse com a direção para que tenha esse assunto alinhado.

É importante ressaltar também que um programa de onboarding bem desenvolvido faz com que o colaborador tenha maior produtividade, maior aceitação pela equipe e enquadra-se na cultura da empresa de forma mais natural.

Isso é fundamental para promover a redução de turnover de novos colaboradores.

Afinal, o que é onboarding?

Contextualizando a palavra onboarding, podemos defini-la como subindo a bordo, o que faz referência a alguém “entrando” em algum local.

Mas, na realidade, onboarding é o desenvolvimento das antigas integrações, onde o funcionário ficava sentado em uma mesa e escutando o que o RH da empresa havia preparado.

Hoje, esse formato não atende mais às necessidades da organização e nem dos colaboradores. Haverá mais engajamento se você propor atividades diferentes, que realmente façam a pessoa fazer parte de todo o processo.

O onboarding atua com a orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento do novo funcionário.

Por meio de ferramentas, como a gamificação, os programas de onboarding tem feito que os novos trabalhadores aprendam os comportamentos, regras de maneira mais fácil e com maior retenção do conteúdo.

Além da primeira semana…

O profissional de RH deve aplicar as ações do onboarding já na última etapa do processo seletivo. Esse processo deverá acabar quando o profissional do RH acreditar que o colaborador já está confortável em sua nova rotina e totalmente adaptado à nova realidade.

Mesmo implantando um programa de onboarding, o RH deve considerar toda as etapas burocráticas relativas a uma contração, como assinatura de contrato e o recebimento dos documentos etc.

Contudo, é no primeiro dia que o profissional de RH realmente cativa o novo funcionário.

Dicas para aplicar no onboarding

1. Conte histórias no onboarding

Contar histórias é um dos meios mais comuns e poderosos de engajar pessoas a uma causa ou a um objetivo. Isso é inerente ao ser humano, uma cultura que adquirimos com nossos mais antigos ancestrais. 

Por isso, procure formas narrativas mais interessantes de contar a história da sua empresa para os novos colaboradores.

Ressalte os momentos críticos da organização, como ela os ultrapassou os principais desafios, como aconteceu o início da organização, o porquê da missão da empresa.

Esses são alguns pontos que podem despertar a atenção e a emoção das pessoas. Se ainda tem dúvida sobre como contar histórias, pesquise um pouco mais sobre como o storytelling pode te ajudar nesta etapa.

Além disso, não fique apenas na comunicação verbal. Apresente vídeos, fotos, algo que torne este momento mais atrativo. Só não deixa a apresentação muito longa. O ideal é 15 minutos.

2. Diga quais são as regras

Apesar de ser um tema mais “massante”, é importante que o novo colaborador compreenda quais são as regras que ele deve seguir dentro da organização. Você pode oferecer essa informação em pílulas, momentos diferente dentro do processo de onboarding.

Por exemplo, informações como a roupa adequada, uso de celular e horários de entrada podem ser definidos em uma cartilha e ser entregue antes mesmo dele ir à empresa pela primeira vez. Já dentro da organização, ele pode receber a orientação sobre demais horários, procedimentos a serem seguidos, informações sobre segurança.

Ainda, abra espaços para que o colaborador possa perguntar sobre alguma dúvida. Isso o deixará mais confortável e evitará erros simples, que podem acabar com a produtividade ou a motivação dentro da organização. 

3. Defina um anfitrião

O objetivo desta ação é fazer com que o novo funcionário tenha uma pessoa mais próxima que possa lhe ajudar nas primeiras semanas dentro da organização.

Ao estar em algum lugar desconhecido, é normal que nos primeiros dias a pessoa se sinta perdida e não consiga se adaptar muito bem.

Porém, se houver alguém que possa estar ao lado dela, esse sentimento durará pouco tempo. Isso impactará também no relacionamento com os demais colegas e nas tarefas do dia a dia. Mas, lembre que este tutor deve ter o perfil adequado para a função.

4. Prepare o primeiro dia do novo colaborador

O primeiro dia de trabalho é um marco na vida do novo colaborador, por isso, a empresa deve mostrar respeito e também estar preparada para este momento.

É importante que o material de trabalho esteja organizado, assim como ramal de telefone, caixa de e-mail já configurada e tarefas já definidas.

Como dizem, a primeira impressão é a que fica, então mostrar que a empresa tem esse nível de organização fará com que o trabalhador também tenha esse tipo de comportamento. Com certeza, você irá ganhar muitos pontos se aplicar essa dica.

5. Gamificação

A gamificação é a melhor forma de você aprimorar o programa de onboarding. Como a utilização dela é bem variada, você pode escolher a melhor maneira de oferecê-la ao novo colaborador.

Simplificando, é uma forma de transformar em jogos as informações que você quer transmitir para o colaborador. Isso torna o processo de aprendizagem bem mais fácil.

Você pode aplicar a gamificação em diferente etapas do programa: antes do funcionário ter o primeiro dia de trabalho, você pode desenvolver um jogo no qual é mostrado a história da empresa.

Em uma próxima etapa, pode fazer um quiz sobre informações técnicas da área em que atuará, com objetivo de mostrar o que será exigido no trabalho. E, por fim, pode integrá-lo à equipe com um jogo onde é necessário a participação de todos os integrantes do time.

Assim, você trabalhará com storytelling, trilhas de aprendizagem. O jogador vai aprendendo aos poucos, e ele irá se inserindo dentro da cultura organizacional da empresa.

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